Kurumsal Mail Nasıl Yazılmalıdır

Hepinizin bildiği gibi internet, hayatımızın her alanında çokça yer kaplıyor. Bu alanlardan biri de kuşkusuz iş dünyası. İnternet, girdiği alanlarda tabii kendi kurallarını da koyuyor. İletişim yollarının da değişmesine sebep oluyor. E-mail’ler bireysel veya kurumsal çalışan herkesin hayatında ve aktif olarak kullanım halinde. Fakat iş amaçlı kullandığımız e-maillerin içeriklerine ne kadar hakimiz? Okundu olarak işaretlenmeyecek, gerçekten okunacak ve dikkate alınacak bir mail nasıl yazılmalı, bunları biliyor muyuz? Bu yazımda sizlere yardımcı olacağını umduğum, dikkat edilmesi gereken birkaç noktaya değineceğim.

Mail Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

  • Mailin ilk alıcısı konumundaki kişinin mail adresini “ALICI:” satırına yazın.
  • Mailinizin ilgilendirdiği kişilerin mail adreslerini “BİLGİCC” satırına yazın.
  • Mailinizin iletilmesini istediğiniz fakat diğer alıcılara mail adresinin görülmesini istemediğiniz kişileri de “BİLGİ BCC” satırına yazınız.
  • “KONU” satırı, iletinizden sonraki belki de en önemli, en dikkat edilmesi gereken kısım. Çünkü alıcı, ilk olarak konu satırıyla karşılaşacak ve içeriğin okunup okunmayacağı kararını ona göre verecektir. Özenli bir konu başlığı seçilmeli.
  • Mailinizin ileti kısmına “profesyonel bir selamlama” ile başlamanız ve ardından yeni bir paragrafa geçip konuya başlamanız doğru olacaktır.
  • Toplu bir gruba hitaben iletinizi gönderiyorsanız ve de gönderdiğiniz kesimdeki kişileri tam olarak tanımıyorsanız; “Sayın İlgililer” şeklinde selamlama yapılabilirsiniz.
    Alıcı açısından fazla zaman kaybı olmadan, konu içeriğinden sapmadan ve elverdiğince kısa ifadelerde derdinizi anlatmanız veya mesajınızı iletmeniz gereklidir. İnsanlar, uzun uzun yazılmış metinleri okumaktan pek hoşlanmazlar. Hele ki bu, iş dünyasıysa zaman, daha da önemli oluyor. Yazım- imla kurallarına da dikkat edilmeli.
  • Karışık konularda maddeleme yöntemi kullanılabilir. Üst mevkiide görevli olan kişilere e-posta gönderirken e-postanızın yanında küçük küçük konuyla alakalı anımsatıcı bilgilerin de yer alması gerekmektedir.
  • Mailinizi iyi dileklerle (iyi günler, iyi çalışmalar, vb.) bitirmeniz, iyi bir izlenim açısından doğru olandır.
  • İmzanızı eklemeyi unutmayın. Kurumsal bir ortamda kimliğinizi de kurumsal olarak bildirmeniz gerekir. İsminiz, soy isminiz, departmanınız, e-mail adresiniz, gerekirse, şirketinizin – firmanızın adresi ve gerekli gördüğünüz diğer bilgiler yeterli olacaktır.

Yazdığınız mailde özel isimlerin ilk harflerini büyük yazmaya dikkat edin. Yazım olarak ne kadar hatasız olursanız o kadar özen göstermişsiniz demektir. Sözcüklerinizi kısaltarak yazmayın. Mrb, kib, grşrz tarzı kısaltmalar kurumsal bir yazışmada yer almamalı. İletinizin tamamını ya da bir kısmının tamamını büyük harflerle yazmayın. Bu, sanal dünyada kabalık olarak kabul edilir. CapsLock açık kalmış ve tüm metni büyük harflerle yazdığınızı fark ettiniz, üşenmeyin ve tüm metni silip dikkatli bir şekilde tekrar yazın. Bu yararınıza olacaktır. İçeriğimin işinize yarayacağını düşünüyorum. İyi günler!

Son Yazılar
Bir cevap bırakın